HOOFDSTUK 7

Welke juridische documenten heb je echt nodig?

In een aantal juridische documenten kun je een hoop ellende achteraf voorkomen. Er zijn uiteraard een wettelijke regelingen waar je op terug kunt vallen, maar juist specifieke voorwaarden die passen bij jouw bedrijf zet je in de juridische documenten. Jij bepaalt hoe je een dienst levert en hoe je verdere afwikkeling graag ziet. Laat de wet en een wanbetalende klant dat niet voor je bepalen. 

Oke, dat je iets moet regelen is je nu wel duidelijk! Maar wat moet je dan regelen? Ik adviseer je om als starter in ieder geval deze documenten te gebruiken: 

  • Algemene voorwaarden
  • Opdrachtovereenkomst
  • Samenwerkingsovereenkomst
  • Vof-contract
  • Verwerkersovereenkomst
  • Privacyverklaring
  • Cookieverklaring
  • Disclaimer

In deze documenten kun je beschrijven wat je doet en bepaal jij de spelregels van de samenwerking met je klant. Welke zaken regel je daarin? Denk aan: aansprakelijkheid, eigendomsrechten, levertijd, betalingstermijn en eventuele garanties.

Algemene voorwaarden

Laten we het even hebben over algemene voorwaarden. Je weet wel, die ongelofelijk kleine lettertjes waar iedereen eigenlijk altijd wel mee instemt. Er zijn maar weinig mensen die de moeite nemen om de algemene voorwaarden door te lezen. Bestellen is ook veel leuker als je niet weet welk risico je loopt. Dat snap ik volledig. Toch is het wel handig om een paar dingen te weten over algemene voorwaarden. 

Algemene voorwaarden zijn (in beginsel) niet verplicht. In sommige gevallen wel, bijvoorbeeld voor een verzekering of in een bepaalde branche. Afgezien van deze uitzonderingen is het gebruik van algemene voorwaarden een keuze. Een keuze die je als ondernemer in sommige gevallen veel rust kan geven. Algemene voorwaarden zijn namelijk ontzettend handig om te hebben. Goede algemene voorwaarden uiteraard. Slappe aftreksels gekopieerd van je concurrent of zelfgemaakte voorwaarden kunnen zelfs bijzonder nadelig voor je zijn. 

Zeker als startende ondernemer is het erg belangrijk om direct goede algemene voorwaarden te gebruiken. Waarom? Ik geef in het kort een aantal redenen waarom je direct vanaf het begin van je bedrijf goede algemene voorwaarden zou moeten hebben. Je zult inzien dat algemene voorwaarden saai zijn, maar wel handig.

Algemene voorwaarden geven je een voorsprong in onderhandelingen

Algemene voorwaarden bepalen onder welke voorwaarden jij iets geleverd krijgt of iets zult leveren. Mocht er iets misgaan, dan is het fijn om te weten hoe de verhoudingen onderling zijn geregeld. 

Stel jij gaat een dienst voor een klant leveren. Je klant is enthousiast, jij bent enthousiast. Je gaat aan de slag. Je bent halverwege de opdracht en je krijgt een belletje van je klant. Je klant heeft er nog eens over nagedacht en de opdracht wordt helemaal omgegooid. Je klant gaat een groot gedeelte van de opdracht zelf doen en jouw gedeelte uitstellen. Wanneer de opdracht vervolgd wordt hoor je nog. Jouw input was geweldig en je wordt bedankt voor je hulp. Lekker besparend. Wat nu?

Dat is het moment dat je blij bent met goede algemene voorwaarden. Je pakt even de voorwaarden er bij en kunt weer rustig ademhalen. Gelukkig. Je klant annuleert (een gedeelte van) de overeenkomst, maar jij kunt gemaakte kosten, geleden verlies of gederfde winst in rekening brengen. Met deze informatie in je achterhoofd bel jij je klant op. Je zult wellicht niet (volledig) op je strepen gaan staan bij deze klant, maar je hebt wel een gunstige uitgangspositie om even te onderhandelen en je klant wakker te schudden. 

Algemene voorwaarden kunnen ervoor zorgen dat jij niet – onnodig – achter het net vist. Alhoewel het in (ontzettend) veel gevallen te duur is om naar de rechter te stappen, kun je met algemene voorwaarden er wel voor zorgen dat je sterk in een onderhandeling staat. Je kunt een klant uitleggen hoe de verhoudingen tussen jullie geregeld zijn, maar dat jij bereid bent om schappelijk te zijn. Afspraak is afspraak, maar er is ruimte voor onderhandeling (onder jouw voorwaarden!).

Algemene voorwaarden kunnen kort en simpel zijn, graag zelfs!

De wet geeft zelfs in de definitie van algemene voorwaarden aan dat ze ‘duidelijk en begrijpelijk’ moeten zijn. Uiteraard is ‘duidelijk en begrijpelijk’ voor iedereen anders, maar onduidelijkheid schept (te veel) ruimte voor discussie. Algemene voorwaarden zijn er juist om discussies te voorkomen of (snel) op te lossen.

Je kunt algemene voorwaarden gebruiken van 80 pagina’s. Prima als jij echt alles uitgesloten en helder wilt hebben. Dat is in sommige gevallen ook nodig. In de meeste gevallen volstaat een A4-tje (of enkele A4-tjes). Zorg er in ieder geval voor dat jij je eigen algemene voorwaarden begrijpt en dat ze ook helder zijn voor een klant. 

Heb jij vragen over de inhoud van je algemene voorwaarden? Neem dan contact op met een jurist. Vaak lost een telefoontje al veel onduidelijkheid op.

Je hebt vaak meerdere sets algemene voorwaarden nodig

Je leest deze tip en verwacht nu een prachtig verkooppraatje van mij. Meer voorwaarden betekent meer werk voor een jurist. Zou kunnen. Deze tip is met name belangrijk voor jou als ondernemer. Stel dat jij met consumenten en met zakelijke klanten werkt, dan heb je echt verschillende algemene voorwaarden nodig. Een consument heeft veel meer wettelijke beschermingsregels dan een zakelijke klant. Daarnaast heb je veel meer speelruimte in algemene voorwaarden als je business to business handelt. 

Het is prettig om verschillende algemene voorwaarden te hebben, zodat jij je richting zakelijke klanten niet bindt aan voorwaarden die onnodig zijn. Heb je weinig zakelijke klanten dan kun je er natuurlijk ook voor kiezen om deze zakelijke klanten dezelfde rechten te geven als consumenten.

Overeenkomst van opdracht

Als je als zelfstandige voor een opdrachtgever gaat werken is het belangrijk dat je afspraken maakt. Door de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) bepaal jij met je opdrachtgever hoe jullie relatie onderling geregeld is. Dat kun je regelen in een overeenkomst van opdracht of een opdrachtovereenkomst. 

Wat is een overeenkomst van opdracht

Een overeenkomst van opdracht is een overeenkomst waarbij jij als zzp-er met je opdrachtgever afspraken maakt over een bepaalde dienst of prestatie die jij voor de opdrachtgever gaat uitvoeren. Jij moet deze opdracht zelfstandig uitvoeren. Dat is een heel belangrijk vereiste. Er is geen sprake van een arbeidsovereenkomst, jij draagt als zzp-er je eigen risico’s dus die vrijheid moet je ook behouden. 

Een overeenkomst van opdracht is niet verplicht. Je mag zelf weten hoe en wat voor afspraken je met een opdrachtgever wilt maken. Het is echter wel aan te raden om goede afspraken te maken. Zoals ik al meerdere keren heb aangegeven: discussies kunnen worden voorkomen door goede schriftelijke afspraken te maken. 

Wie stelt de overeenkomst op?

 

Je hebt als zzp-er een eigen bedrijf en hoeft niet altijd naar de pijpen te dansen van opdrachtgevers. In de praktijk gebeurt het wel vaak dat een opdrachtgever met een overeenkomst van opdracht komt. Lees deze overeenkomsten goed door! Past het binnen jouw dienstverlening? Of is de overeenkomst ongunstig. Onderhandel!

Ik adviseer je om een eigen overeenkomst van opdracht te hebben. Jij kunt bij je opdrachtgevers een overeenkomst neerleggen met daarin jouw voorwaarden. Hoe wil jij werken? Leg dat vast! Jij loopt als zzp-er ook risico’s dus die heb je liever gedekt met een eigen overeenkomst. 

Voorbeelden van de Belastingdienst

Alhoewel ik totaal geen voorstander ben van ‘standaard’ voorbeelden, wil ik je wel wijzen op de voorbeelden van de Belastingdienst. Voor verschillende diensten heeft de Belastingdienst een aantal voorbeeld van overeenkomsten gemaakt die je zou kunnen gebruiken. 

Deze voorbeelden zijn standaard en dien je wel aan te passen naar jouw dienst. Ik wil je adviseren om – ondanks dat deze optie goedkoper is – wel te werken met een overeenkomst die op maat is gemaakt voor jouw diensten. Juist door een standaard overeenkomst te gebruiken kun je bepaalde zaken op jouw diensten van toepassing verklaren die ontzettend ongunstig voor je zijn. 

Mijn tip blijft: neem contact op met een jurist en geef aan wat je nodig hebt. 

Voorkom schijnconstructies!

Iemand in dienst treden bij een ondernemer of werken als zelfstandige? Voor beide constructies valt iets te zeggen. Kies je ervoor om te werken als zelfstandige, let dan goed op of er geen sprake is van een ‘schijnzelfstandige’. Zodra er sprake is van schijnzelfstandigheid werkt je als zzp-er bij een opdrachtgever, terwijl er eigenlijk sprake is van een arbeidsovereenkomst. Dit kan een duur grapje zijn..

Je hebt er vast goed over nagedacht om te werken als zelfstandige. Duidelijk. Nu het volgende. 

Er kan een probleem zitten in de uitvoering van de overeenkomst van opdracht als zelfstandige. Ondanks de gemaakte afspraken en de bedoeling van partijen om geen arbeidsovereenkomst met elkaar te sluiten, kan daar toch sprake van zijn. 

Bij de beoordeling of er sprake is van een arbeidsovereenkomst of een overeenkomst van opdracht werd er altijd gekeken naar de bedoeling van partijen én de uitvoering in praktijk van de gemaakte afspraken. Op 6 november 2020 heeft de Hoge Raad echter anders beslist. 

De Hoge Raad is tot de conclusie gekomen dat het niet uitmaakt wat de bedoeling van partijen is bij de beoordeling of een afspraak over het verrichten van werkzaamheden een arbeidsovereenkomst is of niet. Zodra aan de wettelijke regeling van een arbeidsovereenkomst is voldaan, is er sprake van een arbeidsovereenkomst. 

Conclusie: het maakt niet uit wat op papier staat en wat je daar zelf van vindt, relevant is hoe jullie in de praktijk uitvoering geven aan de werkrelatie. Even opletten dus!

Betekent het voorgaande dat je helemaal geen afspraken meer hoeft te maken? Nee, absoluut niet. Schriftelijke afspraken blijven ontzettend belangrijk. De Belastingdienst blijft ook kijken naar de gemaakte afspraken. De Hoge Raad wijst ons er alleen even weer op dat het van belang is dat je als opdrachtgever en opdrachtnemer goed oplet hoe er uitvoering wordt gegeven aan de gemaakte (schriftelijke) afspraken. 

Werk jij als zelfstandige? Dan moet je hier op letten: 

  1. Zorg dat de overeenkomst van opdracht geen elementen van een arbeidsovereenkomst bevat.
  2. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden (en contractueel) mag er geen gezagsverhouding ontstaan.
  3. Ben jij als zzp-er gebonden om de werkzaamheden persoonlijk te verrichten of kan je ook iemand anders sturen? 
  4. Krijg je loon? Of is er slechts sprake van een compensatie van de gemaakte kosten.

Samenwerkingsovereenkomst

Ga je samenwerken met een ander bedrijf? Dan is het belangrijk om alle afspraken die je met de ander maakt schriftelijk vast te leggen. Schriftelijke afspraken geven je een beter onderhandelingspositie en voorkomt (oneindige) discussies omtrent de inhoud van de gemaakte afspraken.

Waar moet ik rekening mee houden

Als je een samenwerkingsovereenkomst gaat sluiten met een ander bedrijf moet je een aantal zaken in je achterhoofd houden. 

  1. Het opstellen en onderhandelen van een samenwerkingsovereenkomst kan even duren. Meestal begin je direct met de samenwerking en is de samenwerkingsovereenkomst een overeenkomst ‘die je nog even moet opstellen’. Voorkom dit zoveel mogelijk. Ga met elkaar om tafel en bespreek de highlights van het contract. Je kunt een jurist alle essentiële onderdelen laten uitwerken, maar zorg dat vanaf het begin duidelijk is wie wat gaat doen!

  2. Houd in je achterhoofd dat de zaken ook niet goed kunnen verlopen. Een samenwerkingsovereenkomst regelt uiteraard de verdeling van de winst en wie wat mag doen. Bedenk ook dat het helemaal de verkeerde kant op kan. In dat geval moet je en overeenkomst hebben waar je op terug kunnen vallen. Bespreek vooraf dus ook wat je gaat doen als het niet goed gaat. Wie krijgt de domeinnaam? Wie mag – eventueel – verder met het project? Etc.

Vennootschapscontract (VOF-contract)

In een VOF-contract maak je vergelijkbare afspraken als in een samenwerkingscontract. Je gaat tenslotte een samenwerking aan, dan wel als vennoten, dan wel als samenwerkingspartners. 

De wet regelt vrij weinig voor vof’s, dus het is belangrijk dat jullie dat zelf doen. In een vennootschapscontract kun je alle belangrijke afspraken vastleggen. Op het internet staan wel een paar voorbeelden van contracten. Wees je er wel bewust van dat je zonder juridische kennis wellicht bepaalde zaken over het hoofd ziet. Je kunt het beste een overeenkomst van het internet plukken, nadenken over alle zaken die in die overeenkomsten opgenomen staan en met die kennis naar een jurist stappen. 

Wat staat er eigenlijk in een vennootschapscontract? 

  1. gegevens van de vennoten; 
  2. duur van de vennootschap; 
  3. inbreng van de vennoten; 
  4. verdeling van de winst;
  5. bevoegdheden; 
  6. vakantiedagen en ziekte;
  7. beëindiging vennootschap; 
  8. voortzetting na beëindiging.

Een belangrijke tip: in het vennootschapscontract is het belangrijk dat jullie omschrijven wat het doel van jullie vennootschap is. Welke activiteiten gaan jullie ondernemen, wie doet wat en waar willen jullie naartoe. Door deze zaken in het contract op te nemen kun je een vennoot er op aanspreken als deze vennoot hele andere dingen gaat doen namens de vof. Houd een vennoot zich niet aan het doel van de vennoot en de gemaakte afspraken? Dan kun je deze vennoot hierop aanspreken en is de vennoot persoonlijk aansprakelijk! Leuk om te weten! Maar dit geldt (eigenlijk) alleen als je hier schriftelijke afspraken over hebt gemaakt. 

    Verwerkersovereenkomst

    Als jij persoonsgegevens in opdracht van een opdrachtgever verwerkt, ben je een verwerker. Stel jij persoonsgegevens ter beschikking aan een ander bedrijf die in opdracht van jou werkzaamheden met deze persoonsgegevens verwerkt, dan ben je een verwerkingsverantwoordelijke. Het maakt niet uit of je de verwerker van de persoonsgegevens bent of de verwerkingsverantwoordelijke, in beide hoedanigheden moet je een verwerkersovereenkomst sluiten. 

    Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst waarin je met de andere partij afspraken maakt over de wijze waarop jullie persoonsgegevens verwerken. In een verwerkersovereenkomst worden afspraken gemaakt over: 

    1. de duur, de aard en het doel van de verwerking; 
    2. het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokken; 
    3. hoe de persoonsgegevens verwerkt mogen worden; 
    4. een geheimhoudingsplicht  voor de verwerker;
    5. dat partijen passende technische en organisatorische maatregelen moeten nemen; 
    6. of er sub-verwerkers ingeschakeld mogen worden; 
    7. welke verdere verplichtingen partijen hebben met betrekking tot de persoonsgegevens; 
    8. hoe een verwerker moet meewerken aan het uitvoeren van audits. 

    Let er wel op wat er in een verwerkersovereenkomst staat als je die onder  je neus geschoven krijgt van een opdrachtgever. Lees deze overeenkomsten goed door. Ondanks het feit dat jij (waarschijnlijk) als verwerker getypeerd kunt worden, betekent het niet dat jij alle verantwoordelijkheid draagt. Twijfel je over de inhoud van de verwerkersovereenkomst, laat deze lezen door een jurist!

    Privacyverklaring

    In een privacyverklaring staat beschreven wat jij met persoonsgegevens van gebruikers van je website doet. Volgens de privacywetgeving ben je verplicht om je klanten te informeren over je privacybeleid: de informatieplicht. Dat betekent dat je verplicht bent om nieuwe en bestaande klanten duidelijk te informeren over wat je met hun persoonsgegevens doet en waarom. De toezichthouder op de privacywet (de Autoriteit Persoonsgegevens) adviseert dat een privacyverklaring op je website een goede manier is om klanten te vertellen over de verwerking van persoonsgegevens. 

    Maar ik heb alleen een contactformulier op mijn website staat! Moet ik dan ook een privacyverklaring? Ja! Zodra je persoonsgegevens verwerkt moet je klanten informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit kun je het beste doen door een privacyverklaring op je website te plaatsen. 

    Wat moet er in een privacyverklaring staan? 

    De AVG stelt een aantal eisen waar een privacyverklaring aan moet voldoen. In het document moet je in ieder geval de volgende informatie geven om aan je informatieplicht te kunnen voldoen: 

    • de identiteit en contactgegevens van je bedrijf; 
    • contactgegevens van je Functionaris gegevensbescherming (indien je deze hebt); 
    • de reden waarom je de persoonsgegevens verwerkt (doeleinden); 
    • de rechtsgrond van de verwerking; 
    • de (categorieën van) ontvangers van de persoonsgegevens; 
    • of je de persoonsgegevens buiten de EU brengt; 
    • de bewaartermijn van de persoonsgegevens; 
    • de rechten van de betrokkenen; 
    • gebruik je geautomatiseerde besluitvorming, dan moet je dat noemen; 
    • de bron vermelden als je informatie krijgt van andere organisaties. 

    Ik blijf je op het hart drukken: verzamel zo min mogelijk gegevens. Alles wat je niet nodig hebt: verwijderen. Persoonsgegevens die ‘onnodig zijn’, mag je op basis van de AVG niet verwerken. Je kunt sommige problemen eenvoudig voorkomen, doe dat dan ook. 

    Extra tips over de privacyverklaring

     De privacyverklaring moet duidelijk zijn voor de klant en voor de toekomstige klanten. Je moet er dus voor zorgen dat de lezer van de privacyverklaring begrijpt wat jij met de persoonsgegevens gaat doen. Je privacyverklaring moet toegankelijk zijn. Zorg er dus voor dat je privacyverklaring duidelijk, beknopt, transparant en begrijpelijk is geschreven. 

    Ik adviseer je om de privacyverklaring te laten aansluiten bij de tone of voice van je bedrijf. Als een klant je privacyverklaring gaat lezen, dat ze direct lezen hoe jij als bedrijf bent en hoe jij met persoonsgegevens omgaat. Alles is reclame voor je bedrijf. Een slechte of langdradige privacyverklaring straalt ook iets uit, dus voorkom dat.

    Cookieverklaring

    Voor sommige bedrijven zijn cookies erg belangrijk. Je wilt bijhouden hoe vaak je website wordt bezocht, hoe vaak er op een advertentie wordt geklikt en wie een sale voor je maakt zodat jij commissie kunt ontvangen. Voor al deze data heb jij cookies op je website nodig. 

    Verschillende soorten cookies

    Voor cookies die worden geplaatst die weinig tot geen inbreuk maken op de privacy van een bezoeker hoef jij – in beginsel – geen toestemming te vragen. Ik zeg in beginsel want je hebt uiteraard altijd uitzonderingen. Maar goed, voor analytische- en  functionele cookies hoef jij geen toestemming te vragen. Dit zijn cookies om je website beter te laten werken. Zoals cookies die bijhouden wat iemand in zijn winkelmandje stopt of cookies die bijhouden hoeveel mensen je website bezoeken. Allemaal vrij onschuldig. 

    Daarnaast heb je tracking cookies of marketing cookies. Deze cookies gebruik je om bij te houden hoe iemand op je website navigeert, om gerichte advertenties maken en profielen van surfgedrag te maken.

    Jij kunt deze cookies op je website plaatsen of jij geeft andere bedrijven (bijv. bol.com, facebook, instagram etc.) toestemming om dit soort cookies op je website te plaatsen. Jij moet je bezoekers hierover informeren. Dat doe je in een cookieverklaring. 

    Wat staat er in een cookieverklaring

    In een cookieverklaring moet je aangeven welke partijen cookies plaatsen op een apparaat van de bezoeker van je website. Zorg dat in de cookieverklaring staat met welke partijen je samenwerkt, wie beschikking krijgt over de persoonsgegevens door middel van de cookies, plaats de verklaring op je website en blijf deze cookieverklaring aanvullen/veranderen! 

    De cookieverklaring plaats je eigenlijk op dezelfde plekken op de website als de privacyverklaring, namelijk: 

    1. Onderaan je website, met een link naar de pagina waar je cookieverklaring op staat. 
    2. Met een link in de cookieverklaring pop-up die bij het openen van je website verschijnt.

    Als je een tracking cookie (laten) plaatsen om ervoor te kunnen zorgen dat je weet wat een klant na een bezoek op jouw website doet,  heb jij voor deze cookies toestemming van de bezoeker nodig. 

    Een bezoeker moet instemmen met het plaatsen van cookies. Je kunt dit doen door in de pop-up bij het open van de website door bezoeker in beeld te laten verschijnen. In deze pop-up moet voor een bezoeker duidelijk staan dat ze toestemming geven voor het plaatsen van cookies en ze moeten hier ook ‘actief’ mee instemmen. Actief instemmen doe je door een knop op te nemen in de pop-up met “Akkoord” of “Ik geef toestemming”. 

    In deze pop-up kun je opnemen: 

    “Onze website maakt gebruik van cookies. Wij gebruiken deze cookies om deze website goed te laten functioneren, te optimaliseren en personaliseren Lees meer hier meer over in onze cookies en privacyverklaring.”

    Disclaimer

    Een disclaimer is niet verplicht en heeft zelfs een twijfelachtige juridische waarde. Maar ik adviseer je wel om een disclaimer op je website te plaatsen. Lees vooral verder waarom. 

    Het probleem van een disclaimer is het feit dat een disclaimer geen onderdeel wordt van een overeenkomst. Het staat op je website en meer doe je er ook niet mee. Nergens hoeft iemand met een disclaimer in te stemmen. Toch is een disclaimer niet zinloos. 

    Door een disclaimer op je website te plaatsen laat jij zien hoe jij over bepaalde zaken denkt. Belangrijke zaken! Een disclaimer is namelijk een eenzijdige mededeling vanuit jou. Dit zijn enkele voorwaarden waaronder jij je diensten aanbiedt. Duidelijk. Bedrijven zijn hier in beginsel aan gebonden. Voor consumenten en particulieren ligt dit anders. Zij moet er wel expliciet mee instemmen. 

    Inhoud disclaimer 

    In de disclaimer geef je aan dat jij niet aansprakelijk bent voor de informatie op je website en dat alle keuzes door de bezoekers zelf en onder eigen verantwoordelijkheid worden gemaakt. Ook geef je aan dat alle rechten van intellectuele eigendom bij jou rusten. 

    Gebruik disclaimer

    Plaats de disclaimer onderaan je website naast de privacyverklaring en de cookieverklaring. 

    Hoe gebruik je juridische documenten?

    Hoofdstuk 8

    Juridische documenten moeten goed worden gebruikt, anders heb je er niks aan. Maar hoe doe je dat? Dat lees je hier!