HOOFDSTUK 8

gebruik de juridische documenten goed!

Hoe gebruik je algemene voorwaarden?

Het slechts hebben van algemene voorwaarden is niet genoeg. De voorwaarden op je website zetten en er verder niets mee doen ook niet. Algemene voorwaarden moeten op een juiste wijze van toepassing worden verklaard en ter hand worden gesteld. Een klant moet weten onder welke voorwaarden iets wordt gekocht. 

De algemene voorwaarden moeten ten eerste op de overeenkomst van toepassing te worden verklaard en vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand zijn gesteld

De algemene voorwaarden moeten al zo snel mogelijk bij de totstandkoming van een overeenkomst van toepassing moeten worden verklaard. Zodra jij voorbereidende werkzaamheden moet verrichten om een offerte uit te kunnen brengen (bijvoorbeeld een marketing plan presenteren, een keuken ontwerpen etc.) en de klant gaat niet met jou in zee, dan wil je (in sommige gevallen) iets kunnen factureren. Dat kan alleen als jij daar vooraf duidelijk over was en dit in je algemene voorwaarden staat. 

Hierna volgt een beknopte uiteenzetting over het gebruik van de algemene voorwaarden, waarbij voornamelijk de hoofdregels worden benoemd.

a) Van toepassing verklaren

Het op de overeenkomst van toepassing verklaren van de algemene voorwaarden dient te geschieden bij de aanbieding tot het sluiten van een overeenkomst. In de reactie op een offerteaanvraag van een klant dienen jouw algemene voorwaarden van toepassing te worden verklaard. Als een klant de offerte aanvaardt, maken de algemene voorwaarden vervolgens onderdeel uit van de overeenkomst. Mocht de klant in een offerteaanvraag verwijzen naar haar algemene voorwaarden, dan dien je tevens deze voorwaarden uitdrukkelijk van de hand te wijzen. Het verdient overigens altijd aanbeveling om de voorwaarden van de klant (zekerheidshalve) van de hand te wijzen.

 b) Ter hand stellen

Je dient de klant vóór of bij het sluiten van de overeenkomst, een redelijke mogelijkheid te hebben gegeven om van de algemene voorwaarden kennis te nemen. De manier waarop de algemene voorwaarden ter hand worden gesteld, is afhankelijk van de manier waarop de overeenkomst tot stand komt. 

Ingeval de overeenkomst schriftelijk tot stand komt dien jij de algemene voorwaarden schriftelijk bij de offerte/opdrachtbevestiging mee te sturen. Indien de overeenkomst elektronisch tot stand komt, bijvoorbeeld per e-mail, moeten de algemene voorwaarden ook op elektronische wijze (per e-mail) ter hand worden gesteld. De klant moet daarbij de mogelijkheid hebben om de algemene voorwaarden uit te printen en op te slaan. Daarnaast volstaat ook een in het e-mailbericht opgenomen hyperlink, waarbij rechtstreeks wordt uitgekomen bij de algemene voorwaarden op de website.

Het voor het eerst van toepassing verklaren en/of meesturen van de algemene voorwaarden bij de opdrachtbevestiging is (vaak) te laat en het voor het eerst van toepassing verklaren en/of meesturen bij de factuur is (bijna) altijd te laat. De overeenkomst is dan immers al tot stand gekomen.

Hoe je algemene voorwaarden moet gebruiken kun je lezen in de handleiding die ik heb gemaakt.

Valkuilen met juridische documenten

Ik hoor erg vaak dat ondernemers de juridische documenten van een vergelijkbaar bedrijf hebben gekopieerd en deze ‘iets hebben aangepast’. Fijn om te zien dat je onderzoek doet naar vergelijkbare bedrijven, het is altijd goed om je concurrent in de gaten te houden. Iets minder fijn is het om te zien dat je ‘zomaar’ bepaalde voorwaarden op jouw diensten van toepassing verklaard.

Het kan grote gevolgen voor je hebben om je te binden aan ‘verkeerde’ voorwaarden. Stel dat een klant de eenzijdige opdracht wijzigt en besluit dat jouw rol een stuk minder belangrijk wordt. Baal jij even. Stel dat jij de voorwaarden van een concurrent hebt overgenomen die dermate diepe zakken heeft dat deze ‘wijziging’ prima wordt gevonden. Klantvriendelijkheid voor alles. In dat geval lees jij je voorwaarden door en snak je naar adem. Jij loopt een gigantisch mooi bedrag mis en je klant gaat er vandoor met alle ideeën. Onnodig. Je onderhandelingspositie was gewoon slecht.

Ik adviseer je om met de algemene voorwaarden van een concurrent naar een jurist te gaan. Zeg tegen deze jurist dat je vergelijkbare algemene voorwaarden wilt, maar dan afgestemd op jouw diensten. Breng voor jezelf in kaart waar jij risico’s loopt en zorg ervoor dat daarover bepalingen staan je algemene voorwaarden.

Wil je alles goed geregeld hebben?

Hoofdstuk 9

Ga je starten en wil je alles goed geregeld hebben? Laten we kennismaken! Plan een afspraak in of bestel direct het pakket!