HOOFDSTUK 5

Hoe ontvang je betalingen?

Iedere ondernemer krijgt ooit met wanbetalers te maken. Je hebt hard voor een klant gewerkt en dan komt het gezeik over de betaling van een factuur. Balen. Het voelt alsof je op het matje wordt geroepen en uiteindelijk gaat er toch weer iets van de prijs af. Een vervelende situatie, zeker als je met vaste klanten werkt of het bekenden van je zijn. Klant is koning? Zeker, maar wel tot op zekere hoogte. 

Als ondernemer zit je er gewoon niet op te wachten dat klanten je niet betalen. Achter je geld aangaan kost veel tijd en die tijd steek je toch echt liever in je bedrijf. Daarnaast kunnen niet betalende klanten er ook nog voor zorgen dat jij in betalingsproblemen komt. Het vervelende is echter dat iedere ondernemer wel eens te maken krijgt of zal krijgen met klanten die niet (willen) betalen. Het is tijd dat jij in een paar stappen ervoor gaat zorgen dat klanten wel binnen de afgesproken termijnen betalen.

Hierbij de vier gouden tips om facturen (zonder gezeur en op tijd) betaald te krijgen: 

Hoe voorkom je wanbetalers?

1. Maak vooraf duidelijke (prijs)afspraken

Deze tip kan overkomen als het intrappen van een open deur. Toch worden afspraken vaak niet goed gemaakt. Spreek jij met een klant af dat het ‘ongeveer duizend euro gaat kosten’ dan gaat een klant ervan uit dat de dienst precies duizend euro kost. Het liefst minder. Verstuur jij uiteindelijk een factuur van vijfhonderd euro meer, dan heb je de poppen aan het dansen. Terecht ook. Jij hebt zelf een bepaalde verwachting bij de klant geschapen en die maak jij niet waar. Hoe goed jij ook in je werk bent, een (onverwacht) hogere factuur voelt voor een klant niet goed. 

Stel je voor dat jij naar de kapper gaat waar ‘tien euro kapper’ op de deur staat. Bij het afrekenen geeft de kapper vervolgens aan dat jij veertig euro moet betalen. Baal jij even. Jij had een bepaalde verwachting en nu moet jij meer betalen. Ik durf de weddenschap met je aan te gaan dat jij tegen deze prijs in gaat en vraagt om opheldering. Was jij bij de tien euro kapper naar binnen gelopen en er stond op de deur dat de prijs 10 euro per kwartier is, dan wist jij dat je 40 euro moest afrekenen als jij een uur in de stoel had gezeten. Duidelijkheid. 

Duidelijke afspraken zijn van essentieel belang om discussies achteraf te voorkomen. Wil jij facturen betaald krijgen zonder dat je er nog over in discussie moet, zorg er dan voor dat alle afspraken vooraf helder zijn. Voor jou, maar zeker ook voor klant. Weet welke diensten jij moet uitvoeren, wat je van de klant verwacht en wat uiteindelijk op de factuur komt te staan. It’s just that simple!

2. Leg alle afspraken schriftelijk vast

Alleen met het maken van mondelinge afspraken ben je er nog niet. Als je afspraken niet op papier vastlegt is het achteraf lastig te bepalen wat er nou precies is afgesproken. Uiteraard hangt het helemaal af van de dienst die je aanbiedt, toch loont het om afspraken schriftelijk te maken. 

Het vastleggen van afspraken is belangrijk omdat een opdracht in sommige gevallen langer kan duren en je op een later moment niet meer precies weet wat er nou is afgesproken. Dit werkt uiteraard beide kanten op. Een klant weet het in sommige gevallen ook niet meer. Onduidelijkheid schept ruimte voor discussie. 

Leg je de afspraken vast dan is het tot aan het einde van de overeenkomst duidelijk wat jij voor de klant moet doen, wanneer jij iets levert en wat de klant moet betalen. Verstuur jij uiteindelijk een factuur, dan zal de klant (uitzonderingen daargelaten) niet klagen. De klant wist wat de hoogte van de factuur zou worden. 

Kleine geruststelling: je hoeft echt niet voor elke afspraak een contract op te stellen en door beide partijen te laten ondertekenen. Een e-mail naar een klant met de gemaakte afspraken in Jip-en-Janneketaal volstaat in veel gevallen ook. Let er wel goed op dat de klant de afspraken heeft ontvangen en even reageert op de mail. Schriftelijke afspraken kunnen van tafel worden geveegd als ze de andere partij niet hebben bereikt. In dat geval is het uitschrijven van de afspraken voor niets geweest.

3. Communiceer met je klant over meerwerk

De meest voorkomende discussies gaan over het verrichten van meerwerk. Jullie hebben iets afgesproken – zelfs schriftelijk vastgelegd – en de factuur is uiteindelijk een stukje hoger uitgevallen door ‘meerwerk’. Meerwerk houdt letterlijk in wat het zegt: je hebt meer werk verricht en vraagt daar een vergoeding voor. 

De gouden tip: laat het je klant weten als je het afgesproken (plafond) bedrag hebt bereikt en je meerwerk gaat verrichten. Dus: ga je meer werk verrichten, laat het je klant weten! Ook hier kun je weer terugvallen op punt 1 en 2, alles valt of staat met het maken van goede en duidelijke afspraken. Laat weten dat jij meer uren moet besteden om de dienst goed te kunnen leveren.

Maak vooraf ook duidelijke afspraken dat jij slechts een inschatting hebt gemaakt van het aantal uren, maar dat de uiteindelijke tijdsduur van het project veel langer zou kunnen zijn! Leg ook deze afspraken vast en neem contact op met de klant zodra je meer werk in een project moet steken.

4. Zorg ervoor dat je een effectief incassotraject hebt

Je kunt alle afspraken nog zo goed hebben gemaakt, er zullen klanten blijven die niet willen of niet kunnen betalen. In dat geval moet je een goed en effectief incassotraject in je bedrijf georganiseerd hebben. Zodra jij een goed ingericht incassotraject hebt, weten klanten dat ze de facturen van jouw bedrijf niet moeten laten liggen. Niet betalen betekent dat je een brief zult ontvangen. Duidelijkheid. 

Gelukkig is een incassotraject niet moeilijk. Je moet alleen even weten hoe je dat moet doen. Hierna leg ik  precies uit hoe je dat moet doen en kun je gratis voorbeeld documenten downloaden.

2. Hoe krijg je alsnog je betaling?

Een incassotraject is niet zo moeilijk. Je moet alleen even weten hoe je het moet aanpakken. Volg deze vier stappen om zelf eenvoudig onbetaalde facturen te incasseren. Maak daarbij gebruik van onze gratis incasso voorbeeldbrieven.

Stap 1: Neem (telefonisch) contact op met je debiteur

Het kan zijn dat een factuur niet is betaald doordat een factuur op de verkeerde stapel is beland, vergeten is of door een onschuldige vergissing aan de verkeerde is betaald. Door even met je klant te bellen verlaag je de drempel voor een klant om uit te leggen waarom een factuur nog niet is voldaan. Vaak lost een telefoontje al veel op.

Waak er wel voor dat een klant niet met een excuus aankomt waardoor jij uiteindelijk aan het kortste eind trekt. Geef je klant in het telefoongesprek duidelijk aan wanneer jij de betaling uiterlijk wilt ontvangen (hanteer korte termijnen) en bevestig elke afspraak per mail (ook betalingsregelingen!). Vermeld bij betalingsregelingen wel dat de betalingsregeling vervalt als deze niet wordt nagekomen en dat de vordering in dat geval terstond volledig opeisbaar is.

Stap 2: Stuur een betalingsherinnering

Krijg je een klant telefonisch niet te pakken of wil je direct overgaan tot actie, verstuur dan twee (of meer) dagen na de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering. Wacht in ieder geval twee dagen om te voorkomen dat de betaling van de factuur en de betalingsherinnering elkaar kruisen. Daar wordt een klant niet blij van.

Een betalingsherinnering heeft meestal nog een vriendelijke toon en wijst de klant slechts op de betalingsverplichting. In deze betalingsherinnering hanteer je meestal een betalingstermijn van vijf tot zeven dagen. Een langere betalingstermijn kan ervoor zorgen dat jij nog langer op je geld moet wachten. Het is ook aan te raden om bij een betalingsherinnering geen extra kosten in rekening te brengen. Blijf eerst vriendelijk en breng pas op een later moment extra kosten in rekening.

Daarnaast is het verstandig om de openstaande facturen bij de betalingsherinnering te sturen. Door de openstaande facturen mee te sturen heeft je debiteur direct alle informatie om de facturen te betalen.

Download gratis een voorbeeld betalingsherinnering!

Stap 3: Stuur een aanmaning

Je verstuurt een aanmaning naar een klant als na een betalingsherinnering nog niet is betaald. Wacht weer twee dagen nadat de gestelde termijn van de betalingsherinnering is verlopen. Voorkom doorkruising van de aanmaning en de betaling.

In een aanmaning hanteer je een dwingender toon en wordt een klant een laatste mogelijkheid geboden om te betalen. Ook vermeld je dat een klant (wettelijke)rent en incassokosten verschuldigd is. Juridisch gezien maak je al aanspraak op de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. Je kunt er echter voor kiezen om deze (nog) niet in rekening te brengen juist om de klantenrelatie niet onnodig te schaden.

De (gebruikelijke) termijn in een aanmaning is drie tot zeven dagen. Een klant heeft al veel tijd gehad om alsnog aan een betalingsverplichting te voldoen, de termijn in een aanmaning hoeft dus niet lang te zijn.

Download gratis onze voorbeeld aanmaning!

Tussentijdse tips

Je kunt ook een aantal maatregelen nemen om de schade te beperken:

  • Schort eventuele overige verplichtingen richting de klant op.
  • Beroep je op verrekening als jij ook nog een bedrag aan de debiteur moet betalen.
  • Beroep je op een eigendomsvoorbehoud of het recht van reclame om geleverde zaken terug te krijgen.
  • Om deze kwesties in de toekomst te voorkomen kun je de betalingsvoorwaarden aanpassen.

Stap 4: Geen betaling? Geef de incassoprocedure uit handen

Je hebt alle stappen doorlopen en je klant betaalt nog steeds niet. Het is tijd om je vordering uit handen te geven aan een incassobureau! Wat gaat een incassobureau voor je doen, dat lees je hier. 

In een sommatiebrief wordt de debiteur nog één keer de gelegenheid geboden de rekening (factuur) – met rente en kosten – te voldoen. In dat geval zal eveneens de verschuldigde wettelijke rente of de wettelijke handelsrente en de verschuldigde buitengerechtelijke incassokosten bij je klant in rekening worden gebracht. Voldoet de debiteur de vordering niet binnen de gestelde termijn, dan is het tijd om te praten over de vervolgstappen. 

Als de gestelde termijn in een sommatiebrief is verlopen, is mogelijk om een incassoprocedure bij de rechter starten te maken. Dat kan een gewone rechtszaak zijn (ook wel bodemprocedure genoemd) of een kort geding (een zogenoemd incasso kort geding) bij de voorzieningenrechter (de rechter in kort geding) van de rechtbank. Een incasso kort geding kan alleen aanhangig gemaakt worden mits de zaak niet te ingewikkeld is.

Het incassobureau zal je uitleggen wat de beste stap is om te zetten. Zij kunnen je aangeven of een procedure bij de rechtbank interessant voor je is of is het tijd om een faillissementsaanvraag in te dienen of beslag te leggen.

Hoe ga je om met persoonsgegevens en privacy?

Hoofdstuk 6

Iedere ondernemer verwerkt persoonsgegevens en moet zich aan de AVG houden. Lees hier wat je moet regelen.