HOOFDSTUK 3

Hoe maak je een goede offerte?

Je hebt een eerste potentiële klant! Je bent helemaal enthousiast en je wilt een eerste offerte sturen. Dit lijkt allemaal vrijblijvend en leuk, maar ook hier moet je letten op een aantal juridische zaken. Een goede offerte is ontzettend belangrijk! Lees hier waarom.

1. Wat zet je in een offerte?

Een offerte is een voorstel aan een mogelijke klant. In een offerte zet je dus neer wat je voor een klant zou kunnen doen, wat dit gaat kosten en het is leuk om dit voorstel helemaal af te stemmen op de wensen van je klant. De standaard zaken die je in offerte zet zijn: 

  • de adresgegevens van je klant; 
  • de gegevens van jouw bedrijf; 
  • datum van de offerte; 
  • geldigheidstermijn van de offerte; 
  • offertenummer; 
  • omschrijving van je diensten;
  • de planning;
  • de prijs; 
  • de algemene leveringsvoorwaarden; 
  • de verdere stappen na akkoord.  

Dit wordt meestal in een offerte genoemd. Daarnaast zijn er nog een aantal essentiële onderdelen die zeker niet in een offerte mogen ontbreken. Een offerte is namelijk een voorstel aan je klant. Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding van dit aanbod. Zodra jij een voorstel naar je klant stuurt, dus een aanbod doet en de klant aanvaard je aanbod: dan is de overeenkomst tot stand gekomen. Je wilt dus dat het aanbod duidelijk is. Een klant moet precies weten wat jij gaat doen. Zorg er dus voor dat alles in je offerte staat!

Wat er allemaal in je offerte zou moeten staan zal ik hierna toelichten: 

1. Datum en geldigheidstermijn van de offerte. 

Het kan zijn dat jouw diensten veranderen. Je bent net begonnen met je bedrijf en je weet nog niet precies wat je gaat doen, wat je prijzen zijn en welke diensten je allemaal wilt gaan aanbieden. Door de offerte een datum te geven weet je wanneer jij deze hebt verzonden. Logisch. Maar het is ook handig als je een ‘geldigheidstermijn’ hebt. 

Zodra jij een aanbod doet in je offerte, ben jij daar ‘in beginsel’ aangehouden richting je klant. Een klant kan na een lange tijd ineens besluiten: goh, nu vind ik dit aanbod wel leuk. Jij kan in de tussentijd je hele bedrijf hebben omgegooid en je prijzen zijn al een paar keer over de kop gegaan. In dat geval is de offerte niet interessant meer voor jou. Het voorstel is te laat door je klant geaccepteerd. Daar waarschuw ik je: het kan zijn dat jij achter het net vist. Jij hebt een voorstel gedaan en zonder datum en geldigheidstermijn kan het zijn dat je klant jou hier nog steeds aan kan houden (uitzonderingen daargelaten natuurlijk). Balen! 

Voorkom dit door een datum te noemen en een geldigheidstermijn. Heel simpel: dit voorstel is drie maanden geldig. Je kunt eigenlijk elke termijn noemen die jij wilt. Houd uiteraard wel een beetje rekening met de agenda van de klant. Door een termijn en een geldigheidstermijn te noemen voorkom je dat een klant na een lange tijd ineens die lage prijzen van ‘vroeger’ accepteert. 

2. Omschrijving van je diensten. 

Een ontzettend belangrijk onderdeel van je offerte is de omschrijving van je diensten. De offerte kan het voorstel zijn die de klant moet aanvaarden, waarna de overeenkomst tot stand is gekomen. Je wilt dus dat de klant precies weet wat hij/zij accepteert! Je wilt geen gedoe achteraf. Juist door vooraf helder te zijn in de diensten die je aanbiedt, voorkom  je discussies achter. 

Ik adviseer je om je dienst zo helder mogelijk uit te schrijven. Schrijf precies op wat je voor een klant wilt doen en wat allemaal onderdeel is van de dienst. Pas daarbij wel op dat je niet een saai en te uitgebreid verhaal krijgt. Je moet je klant natuurlijk wel binnenhalen.

3. De planning.

De planning wordt vaak vergeten. Zodra je een voorstel aan een klant doet en je weet de planning niet, laat dan in ieder geval weten dat je na akkoord van de klant een planning zult afspreken. Verwachtingsmanagement. Een klant kan denken dat jij direct aan de slag gaat. Geloof mij, veel discussies gaan over ‘te late levering’. Een klant zegt vaak: je zou dit voor mij regelen en het is nu nog niet klaar. Terwijl jij duidelijk voor ogen had dat je de volgende maand pas zou beginnen. Duidelijkheid is echt belangrijk. 

Dus noteer in je offerte de verwachte planning na het akkoord van de klant. Je kunt dit eenvoudig doen door op te nemen: na akkoord ziet de planning er als volgt uit: in week 1 zullen wij aanvangen met de werkzaamheden, in week 2 bespreken wij .. etc. Dit is ‘vaag’ maar het laat de klant wel zien dat de werkzaamheden niet de dag na het accepteren van de offerte klaar zullen liggen. 

 3. De prijs. 

Hier ontstaan ontzettend veel discussies over: de prijs. Deze discussies kun je gewoon voorkomen! Benoem in ieder geval de volgende punten in je offerte: 

  • is de prijs exclusief of inclusief BTW?
  • is het een vaste prijs of kan de prijs nog hoger worden?
  • is het een eenmalig of maandelijks bedrag? 
  • wat kost meerwerk? 
  • hoeveel korting krijgt de klant? (Benoem dit!!)
  • breng je ook extra kosten in rekening bijvoorbeeld reistijd? 
  • werk je ook op basis van een voorschot? En zo ja, hoeveel dan?

Duidelijke afspraken zijn van essentieel belang om discussies achteraf te voorkomen. Wil jij facturen betaald krijgen zonder dat je er nog over in discussie moet, zorg er dan voor dat alle afspraken vooraf helder zijn. Voor jou, maar zeker ook voor klant. Weet welke diensten jij moet uitvoeren, wat je van de klant verwacht en wat uiteindelijk op de factuur komt te staan. Lees hier later meer over. 

 4. Gebruikslicentie. 

Zodra je iets maakt voor een opdrachtgever ben jij – in beginsel – de auteursrechthebbende. Door het auteursrecht zijn al jouw originele werken beschermd en mag de opdrachtgever je werk niet zomaar gebruiken. Daarnaast mag een opdrachtgever jouw werk zonder je toestemming ook niet aanpassen. Doet een opdrachtgever dit wel, dan kun jij schadevergoeding vorderen.

Waarom staat hier “in beginsel” bij? Als jij in een overeenkomst met je opdrachtgever  sluit waarin jij je auteursrechten (lees: intellectuele eigendomsrechten) overdraagt, ben jij je auteursrecht kwijt. Jouw werk is dan van je opdrachtgever. Dit wil je voorkomen! Jij hebt het gemaakt, dus jouw stempel moet er wel opgedrukt blijven.

Je kunt deze situatie oplossen door in je offerte direct een gebruikslicentie op te nemen. In een gebruikslicentie geef je aan hoe een opdrachtgever met jouw werk moet omgaan, wat wel en niet mag en op welke kanalen jouw werk gepubliceerd mag worden. In de licentie geef je ook aan wat de gevolgen zijn indien een opdrachtgever jouw werk op een andere manier gebruikt dan is overeengekomen.

Ook een gebruikslicentie is maatwerk. Je kunt zelf een licentie op internet opzoeken. Er zullen vast een paar templates zijn. Toch wijs ik je er wel op dat het goed is om een licentie door een jurist te laten opstellen of in ieder geval te controleren. Staat alles er in en ben je goed beschermd? Jij het ontzettend veel moeite in je werk gestoken, bescherm dat dan ook!

5. De algemene voorwaarden.

De algemene voorwaarden moet je zo vroeg mogelijk onderdeel laten zijn van de relatie met je klant. Soms heb je al kosten moeten maken bij het opstellen van een plan, voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst. Deze kosten wil je bij de klant in rekening kunnen brengen als een klant besluit om niet met je door te gaan. Daarnaast wil je natuurlijk gewoon gedekt zijn. Dus: de algemene voorwaarden moet je zo vroeg mogelijk onderdeel van de relatie met je klant zijn. Stuur je een offerte: stuur de algemene voorwaarden mee!

Zorg ervoor dat je de algemene voorwaarden op een juiste wijze van toepassing verklaard en meestuurt. Hoe je dit doet lees je later in de cursus. 

6. De verdere stappen na akkoord. 

Wat gebeurt er als je klant met het voorstel heeft ingestemd? Ga je direct aan de slag of moeten er nog andere zaken worden afgesproken? Dit is ook een punt waar veel onduidelijkheid over bestaat. Zorg ervoor dat jij op de stoel van je klant gaat zitten en precies uitlegt wat jij als klant zou verwachten. Je kunt dit vrij eenvoudig doen door de zin op te nemen: “nadat je met deze offerte hebt ingestemd neem ik binnen een week contact met je op om de verdere stappen te bespreken”.

2. Extra tips voor de perfecte offerte

Door gewoon offertes te sturen en af te wachten, kom je niet verder. Probeer in het hoofd te kruipen van je klant. Wat zouden zij willen ontvangen en wat hebben zij nodig voor hun bedrijf. Alleen door precies in de behoefte van de klant te springen, zullen zij zonder twijfel je offerte aanvaarden. Soms heeft een klant nog een beetje overtuiging nodig en een offerte moet de doorslaggevende factor zijn. 

Juridisch gezien moet je ook op een paar punten letten: 

1. Zorg ervoor dat je klant schriftelijk instemt met je offerte

Vaak is een offert ook direct je overeenkomst (van opdracht). Zorg ervoor dat je een schriftelijke akkoord op je offerte hebt voordat je begint met het uitvoeren van je diensten. Je kunt een schriftelijk akkoord krijgen door in de mail naar je klant te zetten: graag hoor ik in een reactie op deze mail of je instemt met mijn voorstel. Je kunt ook gebruik maken van een dienst waarmee je een offerte digitaal kunt laten ondertekenen. Deze diensten zorgen ervoor dat je klant het voorstel (digitaal) ondertekend zodat je zeker weet dat je klant met je voorstel heeft ingestemd.

2. Zet geen beloftes in je offertes! 

Ik merk dat ondernemers en zeker startende ondernemers vaak geneigd zijn om beloftes op te nemen in offertes. “Zodra wij samenwerken zal je omzet torenhoog worden”. Doe dit niet! Een belofte maakt schuld is het gezegde, nou dat klopt. Zet in een offerte alleen wat jij voor een klant kan doen en waar je naar streeft. Geen belofte maar een inspanningsverplichting.

3. Zorg voor duidelijkheid

Probeer alles kort en krachtig te benoemen. Ondernemers scannen offertes vaak en lezen niet alles. Zorg er dus voor dat de essentiële onderdelen duidelijk zichtbaar. Wil je dat een ondernemer bepaalde zaken leest die ze over de streep zouden kunnen trekken: maak deze punten duidelijk zichtbaar. Ik zeg je ook heel eerlijk: ik lees een offerte ook niet helemaal door. Heb ik een dienst van een bedrijf nodig dan zal ik je prijs bekijken, de opmaak/vormgeving van de offerte, de inleiding en het einde lezen. De rest scan ik door, maar lees ik meestal niet aandachtig. Daarnaast lees ik wel altijd de algemene voorwaarden, maar daar zal ik uniek in zijn denk ik.. 

Wat ik met het bovenstaande wil zeggen: zorg dat je boodschap duidelijk is.

Probeer geen roman naar een ondernemer op te sturen. Zorg er wel voor dat je offerte er verzorgd en overzichtelijk uitziet. Eigenlijk moet je in een oogopslag kunnen zien wat je het gaat kosten om met jou in zee te gaan en wat je daarvoor krijgt: kort en krachtig. Maar kort en krachtig betekent niet essentiële dingen schrappen. Het feit dat een ondernemer vaak niet alles leest betekent niet dat jij essentiële dingen wel kunt skippen. Benoem het wel! Zodra een ondernemer boos is, zullen ze eerst de offerte erbij pakken. Staat alles daarin, dan stopt een discussie snel: ze hebben gewoon niet goed gelezen. 

3. Voorbeeld offerte

Uiteraard kan ik een mooi voorbeeld voor je maken waarin alles staat opgenomen en jij kunt kiezen of zaken wel of niet van toepassing zijn. Helaas is een offerte te ingewikkeld om een ‘algemeen’ voorbeeld te maken.

Een offerte is echt maatwerk!

Je moet een offerte helemaal afstemmen op je werkzaamheden. Vooral als een offerte na instemming door je klant ook direct de overeenkomst (van opdracht) is. Ik adviseer je om niet zomaar een offerte te gebruiken die je op internet vindt. Zorg dat een jurist met je meekijkt!  heb ik een mooi voorbeeld voor je gemaakt met de tips en trucs zoals hierboven omschreven. 

Hoe maak je een goede factuur?

Hoofdstuk 4

Een factuur moet aan een aantal vereisten voldoen. Ik heb deze eisen voor je op een rijtje gezet (met een voorbeeld factuur)!