Incassodiensten

Juridisch advies Akkerman

Heb jij onbetaalde facturen en wil je dat er nu eindelijk eens wordt betaald door de klant waar jij zo hard voor hebt gewerkt? Zonder dat jullie relatie op scherp komt te staan? Wij helpen je om deze facturen te innen!

Incassotraject in vier stappen

Een incassotraject is niet zo moeilijk. Je moet alleen even weten hoe je het moet aanpakken. Volg deze vier stappen om zelf eenvoudig onbetaalde facturen te incasseren. Maak daarbij gebruik van onze gratis incasso voorbeeldbrieven.

Stap 1: Neem (telefonisch) contact op met je debiteur

Het kan zijn dat een factuur niet is betaald doordat een factuur op de verkeerde stapel is beland, vergeten is of door een onschuldige vergissing aan de verkeerde is betaald. Door even met je klant te bellen verlaag je de drempel voor een klant om uit te leggen waarom een factuur nog niet is voldaan. Vaak lost een telefoontje al veel op.

Waak er wel voor dat een klant niet met een excuus aankomt waardoor jij uiteindelijk aan het kortste eind trekt. Geef je klant in het telefoongesprek duidelijk aan wanneer jij de betaling uiterlijk wilt ontvangen (hanteer korte termijnen) en bevestig elke afspraak per mail (ook betalingsregelingen!). Vermeld bij betalingsregelingen wel dat de betalingsregeling vervalt als deze niet wordt nagekomen en dat de vordering in dat geval terstond volledig opeisbaar is.

Stap 2: Stuur een betalingsherinnering

Krijg je een klant telefonisch niet te pakken of wil je direct overgaan tot actie, verstuur dan twee (of meer) dagen na de vervaldatum van de factuur een betalingsherinnering. Wacht in ieder geval twee dagen om te voorkomen dat de betaling van de factuur en de betalingsherinnering elkaar kruizen. Daar wordt een klant niet blij van.

Een betalingsherinnering heeft meestal nog een vriendelijke toon en wijst de klant slechts op de betalingsverplichting. In deze betalingsherinnering hanteer je meestal een betalingstermijn van vijf tot zeven dagen. Een langere betalingstermijn kan ervoor zorgen dat jij nog langer op je geld moet wachten. Het is ook aan te raden om bij een betalingsherinnering geen extra kosten in rekening te brengen. Blijf eerst vriendelijk en breng pas op een later moment extra kosten in rekening.

Daarnaast is het verstandig om de openstaande facturen bij de betalingsherinnering te sturen. Door de openstaande facturen mee te sturen heeft je debiteur direct alle informatie om de facturen te betalen.

Download gratis onze voorbeeld betalingsherinnering!

Stap 3: Stuur een aanmaning

Je verstuurt een aanmaning naar een klant als na een betalingsherinnering nog niet is betaald. Wacht weer twee dagen nadat de gestelde termijn van de betalingsherinnering is verlopen. Voorkom doorkruising van de aanmaning en de betaling.

In een aanmaning hanteer je een dwingender toon en wordt een klant een laatste mogelijkheid geboden om te betalen. Ook vermeld je dat een klant (wettelijke)rent en incassokosten verschuldigd is. Juridisch gezien maak je al aanspraak op de wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. Je kunt er echter voor kiezen om deze (nog) niet in rekening te brengen juist om de klantenrelatie niet onnodig te schaden.

De (gebruikelijke) termijn in een aanmaning is drie tot zeven dagen. Een klant heeft al veel tijd gehad om alsnog aan een betalingsverplichting te voldoen, de termijn in een aanmaning hoeft dus niet lang te zijn.

Download gratis onze voorbeeld aanmaning!

Tussentijdse tips

Je kunt ook een aantal maatregelen nemen om de schade te beperken:

  • Schort eventuele overige verplichtingen richting de debiteur op.
  • Beroep je op verrekening als jij ook nog een bedrag aan de debiteur moet betalen.
  • Beroep je op een eigendomsvoorbehoud of het recht van reclame om geleverde zaken terug te krijgen.
  • Om deze kwesties in de toekomst te voorkomen kun je de betalingsvoorwaarden aanpassen.

Stap 4: Geen betaling? Geef de incassoprocedure uit handen

Als jij een vordering aan ons uit handen geeft, zullen wij eerst telefonisch contact zoeken met de debiteur. Wij zullen om een toelichting vragen waarom de debiteur de factuur nog niet heeft betaald en verzoeken de debiteur om direct de vordering te voldoen. Heb jij deze fase zelf al uitgeprobeerd zonder een positief resultaat, dan zullen wij direct overgaan naar stap 2: de sommatiebrief.

In een sommatiebrief wordt de debiteur nog één keer de gelegenheid geboden de rekening (factuur) – met rente en kosten – te voldoen. Wij zullen in dat geval exact de verschuldigde wettelijke rente of de wettelijke handelsrente en de verschuldigde buitengerechtelijke incassokosten voor je berekenen. Voldoet de debiteur de vordering niet binnen de gestelde termijn, dan zullen wij in overleg treden over de vervolgstappen.

Als de gestelde termijn in een sommatiebrief is verlopen, is mogelijk om een incassoprocedure bij de rechter starten te maken. Dat kan een gewone rechtszaak zijn (ook wel bodemprocedure genoemd) of een kort geding (een zogenoemd incasso kort geding) bij de voorzieningenrechter (de rechter in kort geding) van de rechtbank. Een incasso kort geding kan alleen aanhangig gemaakt worden mits de zaak niet te ingewikkeld is.

Wij zullen met je bespreken of een procedure bij de rechtbank interessant voor je is. Daarnaast bespreken we ook de mogelijk om een faillissementsaanvraag in te dienen of beslag te leggen.

Wij hebben slechts enkele gegevens van je nodig

  • Jouw (bedrijfs)gegevens
  • Een kopie van de betreffende facturen
  • Vestigingsadres van de debiteur
  • E-mailadres en telefoonnummer van de debiteur

Mochten wij meer informatie nodig hebben, dan zullen wij contact met je opnemen.

Laten we een prijsafspraak maken

Wij bieden scherpe tarieven voor de incassoprocedure. Afhankelijk van het soort zaak en het volume van de incasso’s kunnen diverse prijsafspraken worden gemaakt. Daarnaast zullen wij ervoor zorgen dat wij zoveel mogelijk kosten op de debiteur zullen verhalen.

Direct aan de slag!

Draag je onbetaalde facturen aan ons over en wij gaan direct voor je aan de slag! Heb je behoefte aan meer ondersteuning, of wil je sparren met een jurist om de onbetaalde facturen in de toekomst te voorkomen. Neem contact met ons op om de verschillende opties te bespreken. Bel gerust!

Ben je geïnteresseerd? Of wil je meer weten over onze incassodiensten?
Vul het contactformulier in en wij nemen contact met je op.