Algemene voorwaarden. Saai. Klopt. (Wel handig)

Laten we het even hebben over algemene voorwaarden. Je weet wel, die ongelofelijk kleine lettertjes waar iedereen eigenlijk altijd wel mee instemt. Er zijn maar weinig mensen die de moeite nemen om de algemene voorwaarden door te lezen. Bestellen is ook veel leuker als je niet weet welk risico je loopt. Dat snap ik volledig. Toch is het wel handig om een paar dingen te weten over algemene voorwaarden. 

Algemene voorwaarden zijn (in beginsel) niet verplicht. In sommige gevallen wel, bijvoorbeeld voor een verzekering of in een bepaalde branche. Afgezien van deze uitzonderingen is het gebruik van algemene voorwaarden een keuze. Een keuze die je als ondernemer in sommige gevallen veel rust kan geven. Algemene voorwaarden zijn namelijk ontzettend handig om te hebben. Goede algemene voorwaarden uiteraard. Slappe aftreksels gekopieerd van je concurrent of zelfgemaakte voorwaarden kunnen zelfs bijzonder nadelig voor je zijn. 

Heb jij al goede algemene voorwaarden? In dit blog geef ik in het kort enkele redenen waarom je goede algemene voorwaarden zou moeten hebben. Je zult inzien dat algemene voorwaarden saai zijn, maar wel handig.

Algemene voorwaarden geven je een voorsprong in onderhandelingen

Algemene voorwaarden bepalen onder welke voorwaarden jij iets geleverd krijgt of iets zult leveren. Mocht er iets misgaan, dan is het fijn om te weten hoe de verhoudingen onderling zijn geregeld. 

Stel jij gaat een dienst voor een klant leveren. Je klant is enthousiast, jij bent enthousiast. Je gaat aan de slag. Je bent halverwege de opdracht en je krijgt een belletje van je klant. Je klant heeft er nog eens over nagedacht en de opdracht wordt helemaal omgegooid. Je klant gaat een groot gedeelte van de opdracht zelf doen en jouw gedeelte uitstellen. Wanneer de opdracht vervolgd wordt hoor je nog. Jouw input was geweldig en je wordt bedankt voor je hulp. Lekker besparend. Wat nu?

Dat is het moment dat je blij bent met goede algemene voorwaarden. Je pakt even de voorwaarden er bij en kunt weer rustig ademhalen. Gelukkig. Je klant annuleert (een gedeelte van) de overeenkomst, maar jij kunt gemaakte kosten, geleden verlies of gederfde winst in rekening brengen. Met deze informatie in je achterhoofd bel jij je klant op. Je zult wellicht niet (volledig) op je strepen gaan staan bij deze klant, maar je hebt wel een gunstige uitgangspositie om even te onderhandelen en je klant wakker te schudden. 

Algemene voorwaarden kunnen ervoor zorgen dat jij niet – onnodig – achter het net vist. Alhoewel het in (ontzettend) veel gevallen te duur is om naar de rechter te stappen, kun je met algemene voorwaarden er wel voor zorgen dat je sterk in een onderhandeling staat. Je kunt een klant uitleggen hoe de verhoudingen tussen jullie geregeld zijn, maar dat jij bereid bent om schappelijk te zijn. Afspraak is afspraak, maar er is ruimte voor onderhandeling (onder jouw voorwaarden!).

Kopieer niet zomaar de algemene voorwaarden van een ander bedrijf

Ik hoor erg vaak dat ondernemers de algemene voorwaarden van een vergelijkbaar bedrijf hebben gekopieerd en deze ‘iets hebben aangepast’. Fijn om te zien dat je onderzoek doet naar vergelijkbare bedrijven, het is altijd goed om je concurrent in de gaten te houden. Iets minder fijn is het om te zien dat je ‘zomaar’ bepaalde voorwaarden op jouw diensten van toepassing verklaard. 

Het kan grote gevolgen voor je hebben om je te binden aan ‘verkeerde’ voorwaarden. Neem het voorbeeld over de klant die de opdracht wijzigt en besluit dat jouw rol een stuk minder belangrijk wordt. Baal jij even. Stel dat jij de voorwaarden van een concurrent hebt overgenomen die dermate diepe zakken heeft dat deze ‘wijziging’ prima wordt gevonden. Klantvriendelijkheid voor alles. In dat geval lees jij je voorwaarden door en snak je naar adem. Jij loopt een gigantisch mooi bedrag mis en je klant gaat er vandoor met alle ideeën. Onnodig. Je onderhandelingspositie was gewoon slecht. 

Ik adviseer je om met de algemene voorwaarden van een concurrent naar een jurist te gaan. Zeg tegen deze jurist dat je vergelijkbare algemene voorwaarden wilt, maar dan afgestemd op jouw diensten. Breng voor jezelf in kaart waar jij risico’s loopt en zorg ervoor dat daarover bepalingen staan je algemene voorwaarden. 

Algemene voorwaarden kunnen kort en simpel zijn, graag zelfs!

De wet geeft zelfs in de definitie van algemene voorwaarden aan dat ze ‘duidelijk en begrijpelijk’ moeten zijn. Uiteraard is ‘duidelijk en begrijpelijk’ voor iedereen anders, maar onduidelijkheid schept (te veel) ruimte voor discussie. Algemene voorwaarden zijn er juist om discussies te voorkomen of (snel) op te lossen.

Je kunt algemene voorwaarden gebruiken van 80 pagina’s. Prima als jij echt alles uitgesloten en helder wilt hebben. Dat is in sommige gevallen ook nodig. In de meeste gevallen volstaat een A4-tje (of enkele A4-tjes). Zorg er in ieder geval voor dat jij je eigen algemene voorwaarden begrijpt en dat ze ook helder zijn voor een klant. 

Heb jij vragen over de inhoud van je algemene voorwaarden? Neem dan contact op met een jurist. Vaak lost een telefoontje al veel onduidelijkheid op.

Je hebt vaak meerdere sets algemene voorwaarden nodig

Je leest deze tip en verwacht nu een prachtig verkooppraatje van mij. Meer voorwaarden betekent meer werk voor een jurist. Zou kunnen. Deze tip is met name belangrijk voor jou als ondernemer. Stel dat jij met consumenten en met zakelijke klanten werkt, dan heb je echt verschillende algemene voorwaarden nodig. Een consument heeft veel meer wettelijke beschermingsregels dan een zakelijke klant. Daarnaast heb je veel meer speelruimte in algemene voorwaarden als je business to business handelt. 

Het is prettig om verschillende algemene voorwaarden te hebben, zodat jij je richting zakelijke klanten niet bindt aan voorwaarden die onnodig zijn. Heb je weinig zakelijke klanten dan kun je er natuurlijk ook voor kiezen om deze zakelijke klanten dezelfde rechten te geven als consumenten. 

Gebruik jij je algemene voorwaarden verkeerd, dan heb je er niets aan

Het slechts hebben van algemene voorwaarden is niet genoeg. De voorwaarden op je website zetten en er verder niets mee doen ook niet. Algemene voorwaarden moeten op een juiste wijze van toepassing worden verklaard en ter hand worden gesteld. Een klant moet weten onder welke voorwaarden iets wordt gekocht. 

In dit blog ga ik niet een uitgebreid een verhaal houden over hoe je algemene voorwaarden moet gebruiken, daarvoor heb ik een super duidelijk overzicht gemaakt die je kunt gratis kunt downloaden op onze website. 

Wat ik je wel mee wil geven in dit blog is dat algemene voorwaarden al zo snel mogelijk bij de totstandkoming van een overeenkomst van toepassing moeten worden verklaard. Zodra jij voorbereidende werkzaamheden moet verrichten om een offerte uit te kunnen brengen (bijvoorbeeld een marketing plan presenteren, een keuken ontwerpen etc.) en de klant gaat niet met jou in zee, dan wil je (in sommige gevallen) iets kunnen factureren. Dat kan alleen als jij daar vooraf duidelijk over was en dit in je algemene voorwaarden staat. 

Afsluitend

Heb jij algemene voorwaarden? Of gebruik je al een hele tijd dezelfde (zelfgemaakte) algemene voorwaarden en wil je drama voorkomen of je onderhandelingspositie versterken? Laat ons algemene voorwaarden voor je opstellen. 

Mijn advies blijft altijd: leg alle afspraken met een klant schriftelijk vast zodat discussies achteraf voorkomen kunnen worden. Maak je vaak dezelfde afspraken, zorg er dan voor dat je een modelcontract hebt liggen. Met een modelcontract blijft je een hoop schrijfwerk bespaard. Stel niet zelf een modelcontract op, maar neem contact met mij op en ik zal je helpen.

 

Heb je vragen naar aanleiding van deze of andere blogs van Akkerman? Neem contact op met Malou Akkerman

Malou Akkerman
Jurist | Bedrijfsadviseur

Ik ben een pragmatische en gepassioneerde jurist met ruime ervaring in de algemene civiele en privacy praktijk. Laten we kennismaken! Bel gerust om een koffieafspraak in te plannen.

[Gratis download] Schema hanteren algemene voorwaarden

Het slechts hebben van algemene voorwaarden is niet genoeg. De voorwaarden op je website zetten en er verder niets mee doen ook niet. Algemene voorwaarden moeten op een juiste wijze van toepassing worden verklaard en ter hand worden gesteld. Een klant moet weten onder welke voorwaarden iets wordt gekocht.

Hieronder vind je een schema hoe je op een juiste wijze algemene voorwaarden moet gebruiken, waarbij voornamelijk de hoofdregels worden benoemd. Dit document helpt je om “awareness” binnen je bedrijf te creëren over hoe je de minste risico’s kunt lopen als je contracten sluit. Bewaar dit document goed.

Klik op onderstaande knop om het schema te downloaden.

Heb jij algemene voorwaarden? Of gebruik je al een hele tijd dezelfde (zelfgemaakte) algemene voorwaarden en wil je drama voorkomen of je onderhandelingspositie versterken? Laat ons algemene voorwaarden voor je opstellen.  Doe waar jij goed in bent, ik doe dat ook.

Heb je vragen naar aanleiding van deze of andere blogs van Akkerman? Neem contact op met Malou Akkerman

Malou Akkerman
Jurist | Bedrijfsadviseur

Ik ben een pragmatische en gepassioneerde jurist met ruime ervaring in de algemene civiele en privacy praktijk. Laten we kennismaken! Bel gerust om een koffieafspraak in te plannen.

Mijn klant betaalt niet, wat nu?

Iedere ondernemer kent dit. Je hebt hard voor een klant gewerkt en dan komt het gezeik over de betaling van een factuur. Balen. Het voelt alsof je op het matje wordt geroepen en uiteindelijk gaat er toch weer iets van de prijs af. Een vervelende situatie, zeker als je met vaste klanten werkt of het bekenden van je zijn. Klant is koning? Zeker, maar wel tot op zekere hoogte. 

Wat een negatieve introductie van een blog. Klopt. Als ondernemer zit je er gewoon niet op te wachten dat klanten je niet betalen. Achter je geld aangaan kost veel tijd en die tijd steek je toch echt liever in je bedrijf. Daarnaast kunnen niet betalende klanten er ook nog voor zorgen dat jij in betalingsproblemen komt. Het vervelende is echter dat iedere ondernemer wel eens te maken krijgt of zal krijgen met klanten die niet (willen) betalen. Het is tijd dat jij in een paar stappen ervoor gaat zorgen dat klanten wel binnen de afgesproken termijnen betalen.  

Ik wil je in dit blog een aantal gouden tips geven. Uiteraard zit hier een juridisch tintje aan. Ik blijf een jurist. Daarnaast hebben deze tips ook een ondernemers tintje, ze zijn namelijk vooral praktisch! Voordat je het hele blog doorleest geef ik je ook alvast de conclusie. Er is namelijk een reden waarom jij je facturen niet betaald krijgt en dat is een gebrek aan duidelijkheid. 

Hierbij de vier gouden tips om facturen (zonder gezeur en op tijd) betaald te krijgen: 

  1. Maak vooraf duidelijke (prijs)afspraken

Deze tip kan overkomen als het intrappen van een open deur. Toch worden afspraken vaak niet goed gemaakt. Spreek jij met een klant af dat het ‘ongeveer duizend euro gaat kosten’ dan gaat een klant ervan uit dat de dienst precies duizend euro kost. Het liefst minder. Verstuur jij uiteindelijk een factuur van vijfhonderd euro meer, dan heb je de poppen aan het dansen. Terecht ook. Jij hebt zelf een bepaalde verwachting bij de klant geschapen en die maak jij niet waar. Hoe goed jij ook in je werk bent, een (onverwacht) hogere factuur voelt voor een klant niet goed. 

Stel je voor dat jij naar de kapper gaat waar ‘tien euro kapper’ op de deur staat. Bij het afrekenen geeft de kapper vervolgens aan dat jij veertig euro moet betalen. Baal jij even. Jij had een bepaalde verwachting en nu moet jij meer betalen. Ik durf de weddenschap met je aan te gaan dat jij tegen deze prijs in gaat en vraagt om opheldering. Was jij bij de tien euro kapper naar binnen gelopen en er stond op de deur dat de prijs 10 euro per kwartier is, dan wist jij dat je 40 euro moest afrekenen als jij een uur in de stoel had gezeten. Duidelijkheid. 

Duidelijke afspraken zijn van essentieel belang om discussies achteraf te voorkomen. Wil jij facturen betaald krijgen zonder dat je er nog over in discussie moet, zorg er dan voor dat alle afspraken vooraf helder zijn. Voor jou, maar zeker ook voor klant. Weet welke diensten jij moet uitvoeren, wat je van de klant verwacht en wat uiteindelijk op de factuur komt te staan. It’s just that simple! 

  1. Leg alle afspraken schriftelijk vast

Alleen met het maken van mondelinge afspraken ben je er nog niet. Als je afspraken niet op papier vastlegt is het achteraf lastig te bepalen wat er nou precies is afgesproken. Uiteraard hangt het helemaal af van de dienst die je aanbiedt, toch loont het om afspraken schriftelijk te maken. 

Het vastleggen van afspraken is belangrijk omdat een opdracht in sommige gevallen langer kan duren en je op een later moment niet meer precies weet wat er nou is afgesproken. Dit werkt uiteraard beide kanten op. Een klant weet het in sommige gevallen ook niet meer. Onduidelijkheid schept ruimte voor discussie. 

Leg je de afspraken vast dan is het tot aan het einde van de overeenkomst duidelijk wat jij voor de klant moet doen, wanneer jij iets levert en wat de klant moet betalen. Verstuur jij uiteindelijk een factuur, dan zal de klant (uitzonderingen daargelaten) niet klagen. De klant wist wat de hoogte van de factuur zou worden. 

Kleine geruststelling: je hoeft echt niet voor elke afspraak een contract op te stellen en door beide partijen te laten ondertekenen. Een e-mail naar een klant met de gemaakte afspraken in Jip-en-Janneketaal volstaat in veel gevallen ook. Let er wel goed op dat de klant de afspraken heeft ontvangen en even reageert op de mail. Schriftelijke afspraken kunnen van tafel worden geveegd als ze de andere partij niet hebben bereikt. In dat geval is het uitschrijven van de afspraken voor niets geweest. 

  1. Communiceer met je klant over meerwerk

De meest voorkomende discussies gaan over het verrichten van meerwerk. Jullie hebben iets afgesproken – zelfs schriftelijk vastgelegd – en de factuur is uiteindelijk een stukje hoger uitgevallen door ‘meerwerk’. Meerwerk houdt letterlijk in wat het zegt: je hebt meer werk verricht en vraagt daar een vergoeding voor. 

De gouden tip: laat het je klant weten als je het afgesproken (plafond) bedrag hebt bereikt en je meerwerk gaat verrichten. Dus: ga je meer werk verrichten, laat het je klant weten! Ook hier kun je weer terugvallen op punt 1 en 2, alles valt of staat met het maken van goede en duidelijke afspraken. Laat weten dat jij meer uren moet besteden om de dienst goed te kunnen leveren.

Maak vooraf ook duidelijke afspraken dat jij slechts een inschatting hebt gemaakt van het aantal uren, maar dat de uiteindelijke tijdsduur van het project veel langer zou kunnen zijn! Leg ook deze afspraken vast en neem contact op met de klant zodra je meer werk in een project moet steken. 

  1. Zorg ervoor dat je een effectief incassotraject hebt

Je kunt alle afspraken nog zo goed hebben gemaakt, er zullen klanten blijven die niet willen of niet kunnen betalen. In dat geval moet je een goed en effectief incassotraject in je bedrijf georganiseerd hebben. Zodra jij een goed ingericht incassotraject hebt, weten klanten dat ze de facturen van jouw bedrijf niet moeten laten liggen. Niet betalen betekent dat je een brief zult ontvangen. Duidelijkheid. 

Gelukkig is een incassotraject niet moeilijk. Je moet alleen even weten hoe je dat moet doen. Op onze pagina ‘incassodiensten’ leggen wij precies uit hoe je dat moet doen en kun je gratis voorbeeld documenten downloaden. 

Afsluitend 

Mijn advies blijft altijd: leg alle afspraken met een klant schriftelijk vast zodat discussies achteraf voorkomen kunnen worden. Maak je vaak dezelfde afspraken, zorg er dan voor dat je een modelcontract hebt liggen. Met een modelcontract blijft je een hoop schrijfwerk bespaard. Stel niet zelf een modelcontract op, maar neem contact met ons op en wij zullen je helpen. 

Heb je vragen naar aanleiding van deze of andere blogs van Akkerman? Neem contact op met Malou Akkerman

Malou Akkerman
Jurist | Bedrijfsadviseur

Ik ben een pragmatische en gepassioneerde jurist met ruime ervaring in de algemene civiele en privacy praktijk. Laten we kennismaken! Bel gerust om een koffieafspraak in te plannen.